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ホテル購買システム

クラウド型・ホテル業界向け購買システム
オリーブスイート  FAQ

見積 (購買部門が取引先へ見積依頼し見積マスタの保守をする)

Q 決められたいくつかの生鮮食料品は1週間に一度取引先に見積をもらっていますが 手間と時間が掛かり紙ベースの為、
 あまり生かせていません。システムではどのようにするのですか。


A 毎日、週、随時で見積依頼を取引先別にFAXとE-mailで自動配信する事ができます。
  E-mailの場合はExcelファイルを送り、取引先が入力し、送り返してもらいます。
  読み込みますと見積マスタが更新されます。




Q 取引先別に見積単価を比較したい。


A 見積マスタから取引先別に見積単価比較一覧が作成されます。(Aパック(購買部門)




Q 発注入力で見積単価は見積期間に合った単価が適用されますか。


A 見積単価は適用期間を複数登録できますので、納品日に該当する単価が適用されます。





購入依頼 (現場部門から購買部門へ依頼する)

Q 現場部門ではPCに慣れていないので入力は無理ではないですか。


A Bパック(現場部門)は簡単に入力できるようになっています。
  例えば購入依頼の画面を開くと自分の部門がいつも仕入れている物だけが表示されますので、
  購入希望の商品に数量を入力するだけです。(Bパック(現場入力)



Q 現場部門にPCを置かずに、依頼書を書いて購買部門に渡す方法はありますか。


A 購買部門で部門がいつも仕入れている物だけの購入依頼書を印刷する事ができます。
   現場部門に渡しておくと現場部門は購入希望の商品に数量を手書きするだけになります。
   コード番号は意識しなくても良いです。(Aパック)



Q たまにしか買わない特殊な消耗品があるのですがシステムで調べて入力するのは大変ですか?


A 入力画面で商品をクリックすると商品の写真が表示されますのでその場で確認できます。



Q 先々の宴会の発注ができますか。


A 納品希望日は商品毎に入力できますので同じ商品を異なった納品日で複数行入力ができます。



Q 取引先にメモをつけて発注したいのですが可能ですか。


A 商品ごとに取引先向けと社内用にコメントを入力できます。



Q 内部統制の関係で誰かのチェックが無ければ発注できないような仕組みですか。


A 上司の承認入力が無ければ購買部門へ送信できません。購買部門でもチェックします。



Q 現場部門から発注、納品の状況の問い合わせが多いので減らす事ができますか。


A 購買部門が取引先へ発注した状況、納品状況は現場部門がいつでも見る事ができます。




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発注処理  (購買部門が取引先へ発注する)

Q 発注する時に取引先からもらった休日表を見ながら取引先を決定しています。システムではどのような仕組みですか?


A あらかじめ取引先の休日を休日マスタに登録しておきます。
  発注入力画面で納品希望日が取引先の休日と同じ場合には、注意メッセイージが表示されます。
  取引先か納品日を変更します。



Q 自動発注とはどのような仕組みですか。


A 取引先別にFAXとE-mailで納品伝票・受領書を自動配信します。



Q 倉庫からの出庫依頼数量が在庫以上の時は自動発注になりますか。


A 出庫依頼と在庫の差額でマイナスのものは表示されます。チェック後(自動ではありません)に発注依頼に移動します。



Q 現場部門の購入依頼入力において取引先を決定させずに購買部門が取引先を選択決定しますが単価の安い取引先が
  自動的に決定させるようにしたい。


A 見積処理で取引先から見積を回収し見積マスタに取り込みすると商品単価の安い取引先が自動で取引先が決定されます。
  変更も可能です。
  さらに見積処理で商品単価に関係無しに取引先を設定しておきますと 自動で取引先が決定されます。
  変更も可能です。



Q 取引先はFAXで受けたいところとE-mailで受けたいところがあります。
  自動送信で別々に送るのでしょうか。


A 自動送信ボタン一つで取引先の送信手段を判断して送ります。



Q FAX送信が終わるまで時間が掛かりますか。


A いいえ、FAXは自社から送るのではなくFAXサービス会社を利用します。
  FAXサービス会社へは発注データをE-mailで送りますので、短時間で終わります。




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納品処理  (購買部門が受入する)

Q 実際の納品受入はPCで確認しながら行うのですか。


A いいえ、通常は「取引先別納品受入予定一覧表」を使って納品チェックします。
  「取引先別納品受入予定一覧表」を基にPCで発注データを納品伝票の形で呼び出し、補足入力(発注単位と仕入単位が
  違う場合など)して登録します。



Q 取引先へ納品伝票・受領書を自動配信するメリットは何ですか。


A 納品伝票・受領書には発注単位と納品単位が違う場合Kgなど納品数量・単価がスペースになっています。
  取引先は送られてきた納品伝票・受領書に納品数量・単価を手書し印を押して持っていくだけです。
  指定伝票は必要ありません。



Q 現場部門は購買部門に聞かなくても納品済と未納品がわかりますか。


A わかります。未納品は未検品一覧に納品済は納品済一覧に表示されますので見る事ができます。



Q 取引先の納品伝票には内税、外税、非課税がある。対応できますか。


A 対応できます。納品伝票入力では注文番号で発注データを呼び出します。
  取引先を判断し内税、外税、非課税のいずれかの入力画面が表示されます。
  入力・登録する事で月末の買掛金に集計されます。
  内税の伝票は伝票毎に本体と税金を分けて計算します。単純に伝票を集計し買掛金とします。
  外税の伝票は本体を1ケ月分合計し税金を計算し買掛金とします。非課税の伝票は1ケ月分合計して買掛金とします。



Q 納品伝票入力で一商品ごとに勘定科目の仕訳をしたいのですができますか。


A 商品ごとに勘定科目が登録されていますので伝票入力で自動仕訳になります。
  同じ商品でも使う現場部門によって違う勘定科目の場合は部門科目マスタに登録する事によって部門と商品を判断して
  自動仕訳されます。



Q 発注は魚何匹という頼み方をし、納品は魚何kgということで納品伝票入力をしますが、単価など逆算ができますか。


A できます。伝票入力画面の各行に逆算フラグがあります。
  プルダウンで表示がでますので、3パターンから選べる逆算機能があります。
  魚のkg数と金額を入力すると単価がでます。



Q 食料・飲料以外に一般物品もホテル購買システムで処理できますか。


A 食料・飲料と同様にできます。




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日次更新 (手動自動で夜中に処理する)

Q 日次更新は毎日しなければならないですか。


A しなくても良いです。自動で夜中に日次更新されます。手動でもできます。



Q 日次更新が終わった日の納品伝票の入力ができますか。


A できます。新規追加入力はできますが、日次更新が終わった伝票の訂正は出来ません。
  赤黒伝票で処理します。




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振替処理 (現場部門間の処理)

Q 決まった物を決まった部門へ毎日のように振替えます。
   数が多いため毎回入力を避けたいのですが何か良い方法はありますか。


A 決まった物をテンプレートで登録することができます。
  伝票画面でテンプレートを呼び出し、数量を変更し登録するだけです。




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倉庫処理 (購買部門の処理管理)

Q 倉庫からの出庫を現場部門が伝票に書いて持ってくるのですがシステムではどのような手順になりますか。


A 購入依頼の入力画面では直納品と倉庫品を意識せず入力します。
  自動的に直納品と倉庫品は分かれて出庫依頼になります。出庫は倉庫出庫確定で終了します。



Q 現場部門では倉庫の在庫数がわかりますか。


A 購入依頼の入力画面では倉庫品にマークが付いています。マークを押しますと在庫数が別画面で表示されます。




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棚卸処理 (現場部門が入力する)

Q 現場の棚卸手順はどのようにしますか。


A 各部門毎に部門別棚卸表記入用を印刷します。この表には前月在庫商品と当月仕入れた商品が記載されています。
  この棚卸表に手書きで実棚数を入力し、次に部門棚卸入力画面にて実棚数を入力していきます。




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買掛処理 (購買部門が処理する)

Q 毎月取引先から請求書が届くのが遅いため月次締めが10日ごろになります。システムを使うと締めが早くなりますか。


A 各確実に早くくなります。取引先に代わって請求書を作成して発注と同じ方法で取引先に送ります。
  取引先はこれに押印し正式な請求書とします。取引先から請求書を待つ必要が無くなりますので早く締められます。




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月次処理 (購買部門が処理する)

Q 当社独自の帳票がありますがカスタマイズを受けてもらえますか。


A 有料となりますがカスタマイズできます。




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原価処理 (購買部門が処理する)

Q 部門別に利益管理したいと思っています。必要な条件は何でしょうか。


A 部門別仕入、部門別棚卸、部門間振替、部門間経費振替、部門別売上データが必要です。
   これらが処理されると売上、原価、在庫、利益、原価率が部門別に出せます。




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マスタ処理 (購買部門が処理する)

Q システムを使う場合、マスタは入力しなければならないのですか。


A 現在稼動のシステムで使っているマスタからCSVに落としていただければシステムで取り込む事ができます。




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導入にあたって (お客様)

Q SaaSと買取のどちらが良いか判断する基準はありますか。


A 5年間に掛かる総費用の比較、サーバーの管理、経理処理、ネットワーク環境が検討課題となります。



Q SaaSではなくシステムを買取したいのですが可能ですか。


A 買取(リース)でも導入できます。システムの買取価格をお見積します。
  この場合お客様がシステムに必要なハード類を用意する必要があります。



Q 倉庫がないのでA購買部門処理管理の中にある倉庫処理・倉庫在庫管理をメニューから外す事ができますか。


A 外す事ができます。SaaSの利用料金も多少下がります。



Q 本稼動前に現行システムと新システムを平行稼動する必要がありますか。


A 必要ありません。通常本稼動前月にシステムを導入しテストと導入指導を行います。
  末日に発注本稼動、1日に仕入本稼動します。




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ハード (お客様)

Q SaaSの場合、PCはどの程度の性能が必要ですか。


A Windows2000以降でIE(インターネットエクスプローラ)Ver6.0以上であれば性能はごく普通のPCで十分です。




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レシピ (現場部門で入力する)

Q レストランで適正な売価を決めたい。レシピ原価を計算したいのですが簡単に扱えますか。


A  レシピ計算は電卓の代わりとして扱い易くなっています。
  レシピを修正、確認したりする時、検索し易くなっています。材料選択では材料の画像を表示し確認ができます。



Q レシピ管理には人材が必要とされますが、レシピを利用して採算がとれますか。


A システムは手間をかけずレシピ単価を概算で把握するだけにとどめる、あるいは専任者を置いて
  正確に算出することのどちらにも対応できます。
  レシピを利用して採算をとるには、 営業部門が営業戦略に使う事をお勧めします。



Q 原価が見えないので営業戦略が立てにくい。


A レシピを利用して受注しているイベントの予想利益を算出、集計し営業戦略に役立てる事ができます。



Q レシピを計算登録しても日々食材の単価が変化しますがレシピ単価に反映されますか。


A 日々されます。日次更新で材料の最新単価に書換えられ再計算されます。
  加工品の単価を更新し原価計算後、レシピの単価を更新し原価計算をします。最後にコース料理の原価更新をします。



Q 加工品の振替、在庫があります。適正な価格で評価したい。


A レシピ計算・登録をしますと商品マスタに登録されます。
  加工品、 レシピ、コース料理を部門間振替・棚卸する時、通常の商品と同じ扱いになります。



Q 旅館経営をしています。
  膳の料理材料の発注数量を計算するため時間が掛かります。何か良い方法はありますか。


A 購入依頼入力画面のレシピから人数を入力するだけで発注数量を算出する事ができます。
  無駄な発注が避けられます。




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レシピ (現場部門で入力する)

Q 仕入と支払の処理だけでいいのですが、どのシステムが必要ですか。


A Aパック(購買部門)」だけあれば良いです。
  このシステムはホテル購買システムの中でもっとも重要なシステムで納品伝票入力、仕入日報、
   部門・取引先・商品別一覧表、買掛金処理、マスタ保守、システム設定、日次、月次、年次更新など
   一連の処理ができます。



Q システムを構築するためのモデル、パック、メニューの組み合わせはどのように決めたら良いですか?


A 「Aパック(購買部門)」だけあれば良いです。 Aパックは必須ですので購買の人数が必要です。
  現場部門にPCを置いて購入依頼入力をする場合はBパックとCパックが必要になります。
   次にレシピ計算が必要な場合はDパックとEパックの検討になります。
   最後にパックメニューから使わない機能をはずしていきます。





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