オリーブ情報処理サービス

経理・購買部向けソリューション

注文書FAX/E-Mail自動配信システム 導入にあたって

事前準備


運用を行うにあたって以下3つの事前準備が必要です。

1.明細データ
会社コード、社員コードなど会社、個人を識別で切るコードを含むもの

注文書FAX/E-Mail配信システム



2.配信マスタデータ
社員コード、配信先名、アドレス、パスワード等
※FAX配信の場合は明細データから情報を取り込むため、配信先マスタデータは必要ありません。
注文書FAX/E-Mail配信システム
※パスワードは、PDFファイルを開く際に使用するパスワードです。
※CSV形式のデータであればシステムに読み込むことができます。

★携帯メールアドレスのご注意事項
以下のメールアドレスはRFC準拠のメールサーバーからは送信できません。
 ・最初の文字に小文字「- (ハイフン)」がある。
 ・「.」(ドット)をアドレス内での連続使用や「.」(ドット)をEメールネームの最初/最後に使用している。
   例 olive..abcd@doco**.jp や -oliveabcd@doco**.jp
 ・ 最初に数字の「0」を使用している



3. レポートファイル(帳票の印刷用データ)
※お客様ご自身で作成いただくことも可能です。
注文書FAX/E-Mail配信システム
帳票(レポート)の作成は、桐のレポート設計機能を利用して作成します。
印字位置を0.1mm単位で指定したり、背景色などを簡単に変更できます。
金額が0円の場合、項目名を空白にできる関数も使えます。
外字対応のプリンタドライバを使用できます。

その他
 ・項目、金額、項目、金額のような項目数変動型のCSV
 ・1人で2行使用しているCSV
 ・ 固定長形式で空白が多く含まれているCSVなどに対応できます。



●メールシステムの安全性
当システムでのメール配信の仕組みは既存メールソフトでの手作業による配信ではなく、あらかじめ作成された
メールアドレスリスト(配信先マスタ、マスタ用CSV)に基づいてシステムが自動的に配信していきます。
送信の仕組みは各社員コード毎に送信用ファイルを作成していますので重複することはありません。
また、本稼働の前にダミーデータにてテスト配信を行い正しいアドレスに送られたかのチェックができます。
存在しないアドレスへ送った場合は差出人へエラーとして返ってきます。

導入後、テスト送信がOKとなりましたら本稼働配信を行います。
現在、携帯メールで配信されている会社様は「居酒屋チェーン・喫茶店チェーン・書店チェーン・派遣会社」等
数千人規模で送信していますが、いままで誤送信は一度もありません。

ただし、送信側が正しく設定されているりもかかわらずメールサーバー機器に不具合がある場合誤送信は防ぎようが
ありません。
これは通常メールも誤送信されている場合です。



ページの先頭に戻る



お問い合わせ・資料請求

お問い合わせ・資料請求

ページの先頭へ

オリーブ情報処理サービス株式会社 Copyright © Olive Data Processing Service Co.,Ltd. All Rights Reserved.